Datenschutzerklärung

Zuletzt aktualisiert: Oktober 2026

Verantwortlicher

Michael Kasteneder
Geretsdorf 4
4942 Wippenham
Österreich
E-Mail: info@kaai.at

Allgemeines

Diese Datenschutzerklärung informiert darüber, welche personenbezogenen Daten bei der Nutzung der Website www.kaai.at und der Anwendung KAAI verarbeitet werden. Der Schutz personenbezogener Daten ist ein wichtiges Anliegen.

Verarbeitete Daten

Im Rahmen der Nutzung von KAAI können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

Stammdaten wie Firmenname und Name
Kontaktdaten wie E-Mail-Adresse
Login- und Authentifizierungsdaten (verschlüsselt gespeichert)
Tenant- und Workspace-Daten (Subdomain, Einstellungen)
Nutzungs- und technische Protokolldaten
Vom Nutzer eingegebene Kunden-, Angebots-, Rechnungs-, Aufgaben- und Termindaten
E-Mail-, Kalender- und Dokumentendaten, sofern entsprechende Integrationen angebunden werden

Zwecke der Verarbeitung

Bereitstellung, Sicherung und Verbesserung der KAAI-Anwendung
Erstellung und Verwaltung von Nutzerzugängen und Workspaces
Kommunikation mit Nutzern (z. B. Zugangsdaten, Support)
KI-gestützte Unterstützung von Geschäftsprozessen
Sicherheit und Missbrauchsverhinderung

KI-Funktionen

KAAI verwendet KI-Funktionen, um Geschäftsinformationen zu analysieren, Zusammenhänge zu erkennen und Vorschläge für nächste Schritte zu erstellen. Die endgültige Prüfung und Freigabe von Vorschlägen liegt beim Nutzer.

Für KI-Funktionen wird die API von OpenAI OpCo, LLC (bzw. deren europäische Vertragspartei) eingesetzt. Dabei können je nach Nutzung insbesondere folgende Daten übermittelt werden: Kundenname, Kontaktdaten und Status aus dem Kundenmodul; Inhalte von Angeboten und Rechnungen; Betreff, Absenderangaben und Textinhalt von E-Mails (bei automatischer Analyse eingehender Nachrichten); Termindaten aus dem Kalender; sowie vom Nutzer angelegte Wissensdatenbank-Inhalte. Die Übermittlung erfolgt ausschließlich zur Erbringung der angefragten KI-Funktion, nicht zu Werbezwecken.

Nach den aktuellen Nutzungsbedingungen von OpenAI werden über die API übermittelte Daten nicht zum Training der Modelle verwendet. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage des OpenAI Data Processing Addendum (Auftragsverarbeitungsvertrag zwischen dem Betreiber und OpenAI). Der Serverstandort für die API-Verarbeitung liegt außerhalb der EU (USA); die Übermittlung stützt sich auf die von OpenAI bereitgestellten Standardvertragsklauseln.

Für die Verarbeitung personenbezogener Daten Ihrer eigenen Kunden im Rahmen der KAAI-Nutzung schließt der Betreiber mit gewerblichen Nutzern einen Auftragsverarbeitungsvertrag ab; die Zustimmung erfolgt bei der Registrierung.

Google Kalender (optionale Integration)

Nutzer können in den Einstellungen freiwillig einen Google-Kalender verbinden. Dabei wird über Google OAuth Zugriff auf den Kalender des verbundenen Google-Kontos angefragt (Lesen und Schreiben von Terminen), um Termine zwischen KAAI und Google Kalender zu synchronisieren. Die Verbindung ist optional, muss aktiv hergestellt werden und kann jederzeit in den Einstellungen wieder getrennt werden.

Weitergabe der über Google erhaltenen Daten: Synchronisierte Kalendertitel, -beschreibungen und -zeiten werden wie andere Termindaten in der KAAI-Datenbank gespeichert (Hosting: Hetzner Online GmbH, Deutschland, siehe Abschnitt "Hosting und Auftragsverarbeiter") und können – wie im Abschnitt "KI-Funktionen" beschrieben – bei Nutzung KI-gestützter Funktionen (z. B. Terminübersichten oder Vorschläge im Chat) an OpenAI OpCo, LLC übermittelt werden. Eine Weitergabe an weitere Dritte oder zu Werbezwecken findet nicht statt.

Schutz dieser Daten: Die gesamte Kommunikation erfolgt verschlüsselt (HTTPS/TLS). OAuth-Zugriffs- und Aktualisierungstoken werden AES-256-GCM-verschlüsselt in der Datenbank gespeichert, nicht im Klartext. Der Zugriff auf die synchronisierten Kalenderdaten ist auf den jeweils verbindenden Nutzer und dessen Mandanten (Tenant) beschränkt.

Es gelten zusätzlich die Datenschutzbestimmungen von Google (Google Ireland Limited). Die Verbindung kann jederzeit unter Einstellungen → E-Mail / Kalender getrennt werden; damit werden die gespeicherten Tokens gelöscht.

Rechtsgrundlagen

Die Verarbeitung erfolgt je nach Vorgang auf Grundlage von:

Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) – für die Bereitstellung des Dienstes
Berechtigtem Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) – für technischen Betrieb und Sicherheit
Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) – bei optionalen Integrationen und Kommunikation
Gesetzlicher Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO) – soweit zutreffend

Hosting und Auftragsverarbeiter

Die Anwendung wird auf Servern betrieben, die sich in der Europäischen Union befinden. Als Hosting-Dienstleister wird Hetzner Online GmbH, Deutschland, eingesetzt. Soweit weitere Auftragsverarbeiter eingesetzt werden, erfolgt dies auf Grundlage entsprechender Vereinbarungen.

Speicherdauer

Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies für die Bereitstellung des Dienstes, gesetzliche Aufbewahrungspflichten oder berechtigte Interessen erforderlich ist.

Nach Vertragsende: Endet das Abo durch Kündigung oder der Testzeitraum ohne Abschluss eines Abos, wird der Workspace gesperrt und bleibt noch 30 Tage erreichbar, damit Daten exportiert werden können. Danach werden alle Daten des Workspace gelöscht: Datenbankeinträge, Dateien, Benutzerzugänge und gespeicherte Zugangsdaten zu angebundenen Diensten. Der Inhaber des Workspace wird 7 Tage und 1 Tag vorher per E-Mail erinnert.
Sofortige Löschung: Der Inhaber des Workspace kann den Workspace jederzeit selbst sofort löschen.
Sicherungskopien: Gelöschte Daten können noch bis zu 30 Tage in Sicherungskopien (Backups) enthalten sein. Diese dienen ausschließlich der Wiederherstellung des Dienstes und werden danach gelöscht.
Nachweis der Löschung: Wer wann welchen Workspace gelöscht hat, protokolliert der Betreiber in einem Protokoll mit Name des Workspace, E-Mail-Adresse der handelnden Person, IP-Adresse und Zeitpunkt. Grundlage ist das berechtigte Interesse, die Löschung und die dabei erteilte Bestätigung nachweisen zu können (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
Abrechnungsdaten: Rechnungen über das KAAI-Abo und die zugehörigen Zahlungsdaten bewahrt der Betreiber gemäß seinen gesetzlichen Aufbewahrungspflichten auf (in Österreich in der Regel 7 Jahre, Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO).

Cookies

KAAI verwendet technisch notwendige Session-Cookies für die Authentifizierung. Diese Cookies sind für den Betrieb der Anwendung erforderlich und werden nicht für Tracking oder Werbung genutzt. Drittanbieter-Tracking-Cookies werden nicht eingesetzt.

Rechte der betroffenen Personen

Betroffene Personen haben nach Maßgabe der DSGVO folgende Rechte:

Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)
Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)
Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
Recht auf Widerspruch (Art. 21 DSGVO)
Recht auf Widerruf einer Einwilligung

Für die Ausübung dieser Rechte genügt eine E-Mail an info@kaai.at.

Beschwerderecht

Betroffene Personen haben das Recht, eine Beschwerde bei der zuständigen Datenschutzbehörde einzureichen. In Österreich ist dies die Datenschutzbehörde (www.dsb.gv.at).